In zehn Schritten zur perfekten Abschiedsparty vor dem Auslandsjahr

Das Motto auf deiner Abschiedsfeier sollte sich (idealerweise) an deinem Gastland orientieren. Es sollte sich wie ein roter Faden durch deine Planung ziehen. Eine Ländermottoparty bringt viele Vorteile mit: Es kann gezielt in den Farben und Besonderheiten deines Gastlandes dekoriert und gestaltet werden. Zusätzlich kannst du die Verpflegung danach richten und Nationalgerichte/-snacks anbieten. So eine Party wird kaum einer deiner Gäste schon mal miterlebt haben ;-)

Direkt zu Anfang deiner Organisation sollte für dich feststehen (und auch eingehalten werden!), wie viel Budget du zur Verfügung hast. An diesem Limit solltest du dich bei der Wahl deiner Location, deiner Dekoration, der Verpflegung und auch der Gästeanzahl festhalten. Erst wenn du dir sicher bist, wie viel deine Abschiedsparty insgesamt überhaupt kosten darf, kannst du alle weiteren Punkte planen.

Natürlich spielt auch der richtige Zeitpunkt eine große Rolle bei deiner Planung. Möchtest du die Party kurz vor deinem Abschied feiern? Möchtest du die Party an einem Wochenende  oder unter der Woche stattfinden lassen? Möchtest du einen Brunch, einen Kaffeeklatsch oder die klassische Party am Abend machen? Wenn du dich für ein Motto entschieden hast, kannst du die Uhrzeit nach dem Anlass deiner Party richten.

Die Wahl deiner Location solltest du nach Findung eines geeigneten Mottos treffen. So kannst du überlegen, welche Gegebenheiten du brauchst – ob du eine Musikanlage, bestimmte Beleuchtung usw. benötigst. Möchtest du etwas unternehmen – z.B. Bowling o.Ä. – oder deine Liebsten doch lieber zu dir nach Hause einladen? Natürlich solltest du auch die Größe der Location beachten und nach der Anzahl deiner Gäste ausrichten. Möchtest du außerhalb feiern und eine Location anmieten, so solltest du dich, wenn möglich, mehrere Wochen vorher informieren, ob die Location zum gewünschten Zeitpunkt noch verfügbar ist. Reserviere die verfügbare Location frühzeitig und plane die Kosten für diese direkt mit ein.

Überleg dir grob, wie du dir deine Abschiedsparty vorstellst. Möchtest du Musik laufen lassen und tanzen? Sollen bestimmte Spiele gespielt werden? Möchtest du all deinen Gästen etwas mitteilen? Gibt es einen Dress-Code, passend zum Motto? Soll Karaoke angeboten, gebowlt oder in einer Disco gefeiert werden?

Dies sind nur einige von diversen Vorschlägen. Grundsätzlich kannst du den Tag deiner Abschiedsfeier auch einfach auf dich zukommen lassen und den Ablauf offen lassen – vielleicht haben deine Gäste auch etwas für dich geplant ;-)

Richte auch die Verpflegung nach deinem Motto. Gehst du beispielsweise für ein Jahr nach Australien, suche dir entsprechende Nationalgerichte oder landestypische Süßigkeiten/Knabbereien aus. Neben deinen Lieblingsgetränken könntest du noch einige Getränke besorgen, die gerne in deinem Gastland getrunken werden. Wenn du dir überlegt hast, ob es ein Menü oder eher Kleinigkeiten „zum Naschen“ geben soll, kannst du deine Einkaufsliste vorbereiten (die Einkaufsliste kann in der weiteren Planung bei Bedarf um Dekoration usw. ergänzt werden).

>> Tipp: Viele „exotische“ Gewürze oder landestypische (für uns eher „ungewöhnliches“) Speisen kannst du im Internet in entsprechenden Online-Shops bestellen. Plane hier eine mögliche längere Lieferzeit mit ein!

Natürlich kannst du auch deinen Gästen mitteilen, dass jeder etwas mitbringt – bspw. Salate zum Grillen, Kuchen/Muffins/Brownies oder Snacks.

Wie schaffst du die perfekte Atmosphäre für dein Motto? Damit deine Abschiedsparty auch „mottogerecht“ stattfindet, solltest du die Dekoration anpassen. Gehst du beispielsweise nach Australien, könntest du als Dekoration beispielsweise die Flagge von Australien (z.B. als Spieße mit Snacks), Symbole, die für das Surfen stehen, und landestypische Tiere (z.B. Kängurus, Koalas, Wombats) miteinbringen. Grundsätzlich solltest du anfangs bereits festlegen, ob du die Dekoration selbst basteln oder lieber fertig kaufen möchtest. Zusätzlich solltest du überlegen, wie viel Platz du für deine Dekoration hast. Wie groß sind die Tische und welche Möglichkeiten zur Dekoration hast du?
Abschließend solltest du natürlich auch die Anschaffung von Plastik-/Pappgeschirr und Bechern bedenken, sofern dies nötig ist.

Dir ist es wichtig, dass auf deiner Abschiedsparty auch getanzt werden kann? Dann stelle dir deine Lieblingsmusik zusammen – zusätzlich kannst und solltest du natürlich auch landestypische Musik aus deinem Gastland miteinbringen. Das sorgt nochmal für zusätzliche Stimmung. Grundsätzlich ist es nützlich und sehr von Vorteil, Playlists anzulegen. Beispielsweise Musik, die beim Empfang deiner Gäste läuft - Musik, die beim Essen läuft - Musik, die beim Tanzen läuft usw.. Sei dir sicher, dass auch eine entsprechende Musikanlage vorhanden ist, die deine Musik abspielen kann. Zusätzlich solltest du überlegt haben, ob du einen „DJ“ brauchst (dieser muss nicht immer professionell sein – vielleicht möchte ein Freund von dir die Musik managen) oder einfach deine Playlists durchspielen lässt.

Auch die passende Beleuchtung gehört zu einer perfekten Abschiedsparty und trägt besonders zur guten Stimmung bei. Deine Beleuchtung sollte vor allem den räumlichen Gegebenheiten angepasst sein. Sofern es eine Tanzfläche gibt, könnte diese dunkler beleuchtet sein. An den Plätzen, an den gegessen werden kann, sollte das Licht heller sein – schließlich wollen deine Gäste ja auch sehen, was es an Leckereien und entsprechender Dekoration gibt. Achte darauf, dass deine ausgewählten Möglichkeiten zur  Beleuchtung vorhanden sind – ist dies nicht der Fall, ergänze zusätzliche Mittel zur Beleuchtung (beispielsweise Kerzen) auf deiner Einkaufsliste.

Erinnerungen sind wohl mit das Schönste, was es gibt. Wenn du während deiner Auslandszeit Heimweh bekommst oder dich einfach an liebe Menschen und schöne Momente aus der Heimat erinnern willst, können Fotos oder ein Buch mit lieben Worten deiner Freunde und Bekannte helfen.  
Überlege dir, ob du an deiner Abschiedsparty nochmal auf eine bestimmte Art und Weise Erinnerungen sammeln möchtest. Eine beliebte Möglichkeit ist das Gästebuch: Hier kann sich jeder Gast auf deiner Party mit einem Spruch oder lieben Worten verewigen. Eine weitere Möglichkeit wären Fotos (diese könntest du auch mit in dein Gästebuch kleben). Dafür solltest du dir überlegen, wer die Fotos machen soll – Soll es eine Person geben, die für alle Fotos auf deiner Abschiedsparty zuständig ist oder möchtest du eine Kamera zur Verfügung stellen, die sich deine Gäste einfach zwischendurch nehmen können?

Grundsätzlich gibt es noch unzählige weitere Möglichkeiten, mit denen du Erinnerungen sammeln kannst (z.B. ein Plakat, auf dem sich jeder Gast verewigen kann) – Du solltest bei deiner Auswahl vorher überlegen, welche Möglichkeit sich für das Mitnehmen eignet. Ein großes Plakat erweist sich dafür beispielsweise als ungeeignet.

Einer der wohl entscheidendsten Punkte deiner perfekten Abschiedsparty: die Gästeliste. Von wem möchtest du dich auf diese besondere Art verabschieden? Möchtest du mit deinen Freunden und deinen Verwandten zusammen feiern oder willst du sie getrennt verabschieden? Beachte, dass die Location zur Gästeliste passt - also dass all deine Freunde und Bekannte Platz finden. Je mehr Gäste kommen, desto höher auch die Kosten. Bist du dir mit der Anzahl deiner Gäste nahezu sicher, kannst du die Einladungen vorbereiten. Am besten legst du eine Liste an, in der du die Zu- und Absagen zum späteren Zeitpunkt eintragen kannst, um den Überblick nicht zu verlieren. Die Einladungen sollten im besten Fall mindestens 3-4 Wochen vor deiner Party verschickt werden. Am beliebtesten für die Einladung zu einer Abschiedsparty ist übrigens immer noch die klassische Einladungskarte – vermutlich auch einfach persönlicher als eine Whats-App-Nachricht oder Ähnliches ;-).
In deiner Einladung sollten alle wichtigen Informationen enthalten sein: Datum, Uhrzeit, Ort (und evtl. eine Anfahrtsskizze), Anlass und Motto, Dress-Code und vor allem das Rückmeldedatum (Zu- oder Absage).

Abschließend lässt sich sagen: Eine gute Organisation ist bereits die halbe Miete einer gelingenden Party! Grundsätzlich solltest du während deiner Planung immer dein Budget im Blick haben. So kannst du die Verpflegung, Dekoration und auch Wahl der Location nach deinem Budget ausrichten.  Es ist wichtig, dass du dir über die Anzahl der Gäste bewusst bist und so keine unerwarteten Kosten durch zusätzliche Gäste entstehen. Dein Motto sollte von Anfang an bekannt sein. Auch Möglichkeiten für die Erinnerungen an deine Gäste (Gästebuch, Fotos etc.) können von dir vor der Abschiedsparty festgelegt werden. Durch landestypische Musik, Dekoration und Verpflegung kannst du auch deine Gäste für dein Gastland inspirieren. Orientierst du dich an den zehn aufgeführten Punkten und hast dein Motto sowie dein Budget während der Planung im Kopf, steht deiner perfekten Abschiedsparty nichts mehr im Wege!

Aber am wichtigesten ist, dass du deine Abschiedsparty genießt und nicht vor lauter Organisation vergisst zu feiern :)!